Privatlivspolitik

Cirkler behandler dine personoplysninger efter reglerne i databeskyttelsesforordningen (GDPR) og databeskyttelsesloven. Her kan du læse, hvad vi gemmer om dig, hvorfor, og hvordan du udøver dine rettigheder.

Dataansvarlig

Hvilke oplysninger gemmer vi?

Vi gemmer kun almindelige personoplysninger (GDPR art. 4, nr. 1), som du selv giver os. Vi gemmer aldrig følsomme oplysninger (GDPR art. 9) som helbred, religion eller politisk tilhørsforhold.

Ved tilmelding til en aktivitet

• Navn (påkrævet)
• Telefonnummer (påkrævet)
• E-mail (valgfri)
• Eventuelle noter, du selv skriver (valgfri)
• Dato og tidspunkt for tilmelding og deltagelse

Den, der står for aktiviteten, kan se dit navn på deltagerlisten og sætte kryds ved, at du var med. Andre oplysninger ser værten ikke. Registrerer du dig på tavlen i et Cirkelhus, finder vi dig på dit fornavn og de fire sidste cifre i dit telefonnummer.

Ved tilmelding til netværket

• Navn (påkrævet)
• E-mail (valgfri)
• Telefonnummer (påkrævet)
• By (påkrævet) og postnummer (valgfri)
• Alder (valgfri, kun når feltet vises)
• Kontaktpræference og besked (valgfri)
• Dato for samtykke

Kommunens medarbejdere kan desuden notere køn, interesser fra kommunens liste og egne noter om kontakten, for eksempel hvem i huset der følger op. Det er oplysninger til deres arbejde med netværket, og de er krypteret som alt andet om dig.

Alle personoplysninger er krypteret i databasen (AES-256-GCM). En kopi af databasen kan ikke læses uden krypteringsnøglen, og nøglen opbevares adskilt fra databasen. Hostingleverandøren har af driftsmæssige grunde adgang til serveren og dermed til begge dele. Derfor registrerer vi hver gang nøglen bliver læst, og den log gemmes et sted, hvor den ikke kan ændres fra serveren.

Vi registrerer også, hvem af kommunens medarbejdere der har set, rettet eller slettet dine oplysninger, og hvornår. Den log gemmes i seks måneder og indeholder ikke selve oplysningerne.

Formål og retsgrundlag

Vi behandler dine oplysninger til følgende formål:

• Aktivitetstilmelding: For at administrere din plads og kontakte dig, hvis aktiviteten ændres eller aflyses. Retsgrundlag: samtykke (GDPR art. 6, stk. 1, litra a).
• Netværksmedlemskab: For at invitere dig til aktiviteter og holde dig opdateret om Cirkler. Retsgrundlag: samtykke (GDPR art. 6, stk. 1, litra a).
• Deltagelsesregistrering på stedet (check-in og walk-in): Når du tjekker ind med dit telefonnummer eller bliver tilføjet af en administrator som walk-in, registrerer vi din deltagelse ved at gemme navn, telefonnummer og eventuel e-mail. Det sker uden en separat samtykkeboks, fordi du registrerer dig selv fysisk på stedet eller bliver bekræftet af en administrator. Retsgrundlag: udførelse af en opgave i samfundets interesse (GDPR art. 6, stk. 1, litra e), jf. kommunens opgavevaretagelse på ældre- og socialområdet.

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Det påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er sket inden tilbagetrækningen.

Hvis du allerede er med i netværket

Når du tilmelder dig en aktivitet, kobler vi tilmeldingen til dit medlemskab, hvis det fornavn og det telefonnummer eller den e-mail, du skriver, svarer til dem, vi allerede har i netværket. Det gør vi, så du står som én person i vores oversigt, og så du ikke bliver oprettet to gange.

Vi opretter aldrig et medlemskab på den måde, og vi ændrer ikke dit samtykke. Du bliver kun medlem af netværket, hvis du selv sætter kryds i feltet om det. På kvitteringen skriver vi ikke, om vi fandt et medlemskab. Ellers kunne siden bruges til at afprøve, om et telefonnummer tilhører et medlem. Retsgrundlag: udførelse af en opgave i samfundets interesse (GDPR art. 6, stk. 1, litra e).

Beskyttelse af formularerne

Alle kan skrive til os gennem formularerne på hjemmesiden, og derfor beskytter vi dem mod automatisk misbrug. Vi tæller, hvor mange gange der sendes formularer fra den samme internetforbindelse. Til det gemmer vi ikke din IP-adresse, men en krypteret værdi af den, som ikke kan læses tilbage til adressen, og som slettes automatisk efter højst en time.

Formularerne indeholder desuden et skjult felt og et tidsstempel, som viser, om formularen er udfyldt af et menneske eller af et program. Ingen af delene gemmer oplysninger om dig, og de påvirker ikke, hvordan du bruger siden. Retsgrundlag: udførelse af en opgave i samfundets interesse (GDPR art. 6, stk. 1, litra e), jf. kravet om passende sikkerhed (GDPR art. 32).

Hvor opbevares oplysningerne?

Dine oplysninger opbevares udelukkende på servere i EU/EØS. Vi bruger ingen tredjeparts-sporingsværktøjer, Google Analytics eller sociale medie-knapper.

Det gælder også kortet på siden Lokationer. Kortet tegnes af din browser ud fra en kortfil, der ligger på vores egen server, så ingen anden tjeneste kontaktes, og ingen uden for Cirkler ser, at du åbner kortet. Alle steder på kortet står også som tekst på siden.

Databehandlere

Vi bruger følgende databehandlere:

• Hetzner Online GmbH (Falkenstein, Tyskland) — serverhosting, database, billedfiler og krypterede sikkerhedskopier. Hetzner er ISO 27001-certificeret og databehandleraftale er indgået.
• Cloud66 Inc. (Delaware, USA) — drift og udrulning af hjemmesiden. Data forbliver på Hetzner-servere i EU. Cloud 66 varetager driften gennem en agent, der kører med administratorrettigheder på serveren, og har derfor teknisk mulighed for at tilgå personoplysninger. Overførsel af personoplysninger til USA sker på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.
• Pixl Studio — systemudvikler med adgang til kildekode og produktionsmiljø ved supportbehov. Adgang sker med navngivne, personlige konti og bliver registreret.

Cookies

Cirkler bruger kun cookies, der er nødvendige for at hjemmesiden virker, eller som husker en indstilling, du selv har valgt. Vi bruger ingen cookies til statistik, markedsføring eller profilering, og vi deler ingen cookie-oplysninger med andre. Derfor beder vi dig ikke om samtykke til cookies.

Hvor længe gemmer vi dine oplysninger?

• Aktivitetstilmeldinger: Anonymiseres senest 12 måneder efter aktivitetens afholdelse. Navn, telefonnummer, e-mail og besked fjernes, og kun antal og fremmøde bliver stående til statistik.
• Netværksmedlemskab: Slettes senest 3 måneder efter, at du har meldt dig ud, og senest 24 måneder efter din seneste aktivitet, hvis du ikke har meldt dig ud. Du kan til enhver tid bede om at blive slettet.
• Administratorkonti: Slettes, når administratoren fratræder.
• Sikkerhedskopier: Gemmes krypteret i op til 30 dage. Beder du om at blive slettet, sker det med det samme i det system, du møder. I sikkerhedskopierne forsvinder oplysningerne, efterhånden som kopierne bliver for gamle, altså senest efter 30 dage. Kopierne bruges kun til at genskabe systemet efter et nedbrud, aldrig til at slå nogen op.

Dine rettigheder

Du har følgende rettigheder efter GDPR kapitel III:

• Ret til indsigt i de oplysninger, vi har om dig (art. 15)
• Ret til berigtigelse af forkerte oplysninger (art. 16)
• Ret til sletning ("retten til at blive glemt") (art. 17)
• Ret til begrænsning af behandling (art. 18)
• Ret til dataportabilitet (art. 20)
• Ret til at gøre indsigelse mod behandling (art. 21)
• Ret til at trække samtykke tilbage (art. 7, stk. 3)

For at udøve dine rettigheder, kontakt os på kontakt@roskilde.dk (udfyldes af Roskilde Kommune). Vi svarer inden for 30 dage.

Klage til Datatilsynet

Hvis du mener, vi behandler dine oplysninger i strid med lovgivningen, kan du klage til Datatilsynet (dt@datatilsynet.dk, tlf. 33 19 32 00).

Senest opdateret: 14. august 2026. Politikken gennemgås af dataansvarlig før offentliggørelse.